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第一步：剔除不歸檔文件
收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。
機關文件材料歸檔范圍：
（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料）。
以下幾種文件材料可以不歸檔：
（1）上級機關的文件材料中,普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。
（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。
（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。
第二步：不同“年度”文件分類存放
文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：
（1）一般以文件形成日期為準；
（2）計劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；
（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；
（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。
第三步：根據(jù)保管期限分類存放（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。
（2）應根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。
第四步：排列歸檔文件順序（1）件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
（2）歸檔文件的先后順序
①歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
②歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
④會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
第五步：編寫頁碼（1）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。
第六步：加蓋歸檔章 填寫檔號項歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。
第七步：檔案裝訂、裝盒
歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
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